L’accompagnement du top management dans la mise en place d’un nouvel outil informatique

Pour assurer la formation d’un nouvel à un nouvel outil, les utilisateurs bénéficient d’une formation pouvant aller d’une demi-journée à 3 jours présentant l’usage de l’outil et ses différentes fonctionnalités dans son contexte fonctionnel et métier. Les utilisateurs repartent généralement avec une documentation de formation et un guide utilisateur rappelant les étapes clefs du processus métier.

Pour autant, ce type de dispositif ne peut pas s’appliquer pour des populations de type top management,uniquement amenées à valider ou à suivre l’activité de leur équipe (reporting). Un accompagnement spécifique doit être mis en place pour le top management en intégrant les contraintes de temps et les enjeux en terme de visibilité.

Pour assurer l’adhésion du top management, plusieurs dispositifs peuvent être mis en place et sont complémentaires :
1) Présenter très brièvement l’outil et ses quelques fonctionnalités clefs lors des prochaines réunions managers en insistant sur les bénéfices pour eux (accéder à l’ensemble des demandes de congés de leur équipe, piloter l’activité par région…)
2) Former leurs assistants en amont
3) Prendre rendez-vous avec leur assistant (e ) pour connaître leur niveau de maitrise sur des outils équivalents et identifier les attendus lors du coaching
4) Installer l’application en amont sur l’ordinateur, la tablette et le téléphone du manager avec l’assistante
5) Remettre à l’assistante le programme de la formation et la documentation de formation
6) Réaliser un coaching individuel d’une quinzaine de minutes durant lequel présentera un cas concret
7) Associer les managers lors des formations de leurs équipes en insistant sur leur rôle de sponsor (réalisation de l’introduction et de la conclusion des formations)
8) Identifier des top managers référents qui témoigneront de leur expérience utilisateurs
9) Promouvoir l’utilisation de l’outil par l’exemple des top managers (Réalisation d’une newsletter, podcast d’entreprise…)

L’accompagnement des top managers est fondamental lors d’un changement d’outil, cela garantit à l’outil une forte visibilité et une pérennité renouvelée.